Bots als Verstärkung des HR-Teams

Schauen wir uns doch konkret an, mit welchen Argumenten ein Chatbot in den verschiedenen HR-Bereichen überzeugen kann.

Experience und Bounce-Rate: Findet ein potentieller Kandidat den Weg auf die Firmenwebsite, bietet der Chatbot ihm eine einmalige Erfahrung, weil er ihn direkt ansprechen und weiter Interesse für die Firma wecken kann. Die Interaktion hält den Kandidaten bei Laune und kann die Absprung-Rate (Bounce-Rate) deutlich senken. Finden User nämlich die gesuchte Information zur Stelle nicht sofort, tendieren sie sonst dazu, die Seite schnell wieder zu verlassen. Ein Chatbot kann dafür sorgen, dass sich die Bewerberinnen und Bewerber gut auf einer Website aufgehoben fühlen und ein positives Erlebnis verbuchen. Dieser Kontakt zu den Kandidatinnen und Kandidaten kann einen wichtigen Faktor für die «Candidate Experience» darstellen und das Unternehmen bleibt den potenziellen künftigen Mitarbeitenden positiv in Erinnerung! Auch könnte der Bot die User fragen, ob sie ihm seine Kontaktdaten hinterlassen wollen und angeben, was sie denn für eine Stelle suchen – so können diese später, sobald eine passende Stelle frei wird, vom HR-Team proaktiv kontaktiert werden.

Vereinfachte Bewerbung – für beide Seiten: Der Chatbot holt von den Bewerberinnen und Bewerbern in einem Chat alle notwendigen Informationen ein, die HR benötigt, um den ersten Schritt zur Bewerbung zu vollziehen. So muss kein umfangreiches Dossier erstellt oder ein langweiliges Formular ausgefüllt werden, um Interesse für die Stelle zu bekunden, und das HR-Team hat schon die Informationen, die es benötigt, um zu erkennen, ob jemand für eine Stelle geeignet sein könnte oder gar nicht in Frage kommt. In vielen Branchen und Funktionen sind klassische Bewerbungen per PDF oder gar per Post sowieso passé – oftmals reicht schon ein gut gepflegtes LinkedIn-Profil, um herauszufinden, ob Potenzial besteht oder nicht.

Auf diese Weise werden die Prozesse gestrafft. Der Chatbot lässt sich für ein Vorsondieren der Bewerbungen einsetzen und kann durch Frage-Antwort ungeeignete Kandidatinnen und Kandidaten bereits aussortieren, bevor es zum eigentlichen und zeitraubenden Bewerbungsprozess kommt.

Forbes dazu: «The ability of AI to streamline the hiring process — especially the beginning stages of sourcing and filtering candidates — will allow HR teams to spend time on more valuable tasks like getting to know the person behind the resume or online profile.» Der Chatbot könne also mit Hilfe von KI viele der Fragen, die Kandidatinnen und Kandidaten üblicherweise zu einem Job haben, sofort in Echtzeit beantworten und dies natürlich rund um die Uhr. Auf diese Weise hätten die Mitglieder des HR-Teams Zeit, sich auf dringlichere und komplexere Anfragen konzentrieren und ihre Aufmerksamkeit wichtigeren Punkten innerhalb des Einstellungsprozesses widmen. Chatbots seien sogar durchaus fähig, Bewerberinnen und Bewerber selbständig durch den gesamten Bewerbungsprozess zu führen und so die Genauigkeit und Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen zu gewährleisten.

Ein gut aufgesetzter Chatbot kann auch Unterstützung bei der Bewerbung bieten, helfen, Formulare auszufüllen, allfällige Fragen zur Stelle oder zur Unternehmung beantworten oder sogar einen ersten Interview-Termin vereinbaren. Wartezeiten auf die Rückmeldung von HR fallen weg. Forbes dazu: «Gone are the days (and weeks) of waiting for recruiters to personally contact each candidate with the necessary information to simply move forward with the next step in the application process.»

Live-Chat: Wie weiter oben erwähnt, kann man auch die Möglichkeit einbauen, dass der Chatbot Interessenten live mit einem HR-Mitarbeiter verbindet, wenn er selber nicht weiter kommt. Das wirkt sehr innovativ und der Bewerber oder die Bewerberin fühlt sich ernst genommen und wertgeschätzt. Dafür muss natürlich die nötige Infrastruktur geschaffen werden – nicht dass der gewünschte Wow-Effekt das Gegenteil bewirkt.

Es kann für das HR-Team eine echte Herausforderung sein, immer wieder nach den gleichen Informationen gefragt zu werden, sei das nun per E-Mail oder telefonisch, und sie den Mitarbeitern zukommen zu lassen. Für einen Chatbot ist dies kein Problem.

Onboarding-Prozess - Hat sich ein Unternehmen für einen neuen Mitarbeitenden entschieden, folgen Einstellungsprozess und Onboarding mit vielen unterschiedlichen Prozessen. Das Unternehmen benötigt persönliche Informationen des Mitarbeitenden, und der Mitarbeitende braucht Informationen zu internen Regelungen und Guidelines, vielleicht auch interne Ausweise und ähnliches. Auch hier lässt sich ein Chatbot wunderbar als Helfer einspannen. Dadurch werden die HR Mitarbeitenden von vielen administrativen Fleiss- und Standardaufgaben entlastet und können sich intensiv auf den persönlichen Kontakt mit den Neuzugängen im Team konzentrieren und sie gebührend willkommen heissen. Die neuen Mitarbeitenden erhalten gleich von Beginn weg alle Informationen, die sie benötigen, um sofort loszulegen und produktiv zu werden. Durch die Entlastung von Standardaufgaben steigt so die Produktivität aller Beteiligten.

Mitarbeiter-Betreuung - Auch im täglichen Arbeitsalltag kann der Chatbot das HR-Team weiter unterstützen. Moderne Chatbots sind kompatibel mit traditionellen Systemen und können durchaus in bestehende Prozesse und Systeme integriert und eingebettet werden. So können sie bei der Performance Überwachung, z.B. in Verknüpfung mit Belohnungssystem und Beförderung, involviert werden oder auch im Learning and Development Bereich. Natürlich können sie den Mitarbeitenden auch dabei helfen, schnell an notwendige Formulare und Informationen zu kommen, die sie benötigen, sei das z.B. für eine Unfall-/Krankmeldung, für Eingabe von Ferien, zu Spesenreglementen und ähnlichem oder auch bei Fragen zu internen und externen Events.

Es kann für das HR-Team eine echte Herausforderung sein, immer wieder nach den gleichen Informationen gefragt zu werden, sei das nun per E-Mail oder telefonisch, und sie den Mitarbeitenden zukommen zu lassen. Für einen Chatbot ist dies kein Problem. Er ist für solche Aufgaben geradezu prädestiniert und beantwortet die gleiche Frage auch sehr gerne 100 Mal am Tag und entlastet so das Team.

Learning & Development ist wie schon erwähnt ebenfalls ein ideales Tätigkeitsfeld für Chatbots. Selbst Unternehmen, die riesige Budgets für Learning Management Systeme (LMS) bereitstellen, haben oft Mühe, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden diese tatsächlich auch nutzen. Traditionelle LMS-Systeme sind nichts anderes als eine Datenbank von Informationen und Medien und visuell oft nicht sehr ansprechend. Erst seit kurzem bemüht man sich, sie attraktiver zu gestalten. HR-Chatbots können das Lernen einfach und sogar unterhaltsam machen, indem sie Videos und Tutorials in kleinere Häppchen aufteilen, die für die Mitarbeitenden einfacher zu verdauen sind. Im Multiple-Choice-Verfahren kann der Mitarbeitende selber checken, was er oder sie aus dem Lernmodul mitgenommen hat. Wenn gewünscht, kann der Chatbot dem Team oder den Vorgesetzten sogar Updates darüber schicken, wer welches Modul bearbeitet und wer dabei am besten abgeschnitten hat. Er kann den Mitarbeitenden auch Informationen über ein neues, bald verfügbares Lernmodul senden oder sogar Verbesserungsvorschläge machen. Dieser interaktive Ansatz macht das Lernen und Training insgesamt viel effektiver.

Performance Management – Auch hier können Chatbots unterstützen. Da die Bewertung und Steuerung der Mitarbeiter-Performance auf vordefinierten und messbaren Parametern und Zielwerten basieren, können HR-Chatbots die Daten aus Performance Management Systemen nutzen, um eine objektive Messung der Leistung zu automatisieren und in den Belohnungs- und Bewertungsprozess (Anerkennung der Leistung) zu integrieren. Wenn ein Mitarbeitender beispielsweise das Umsatzziel innerhalb der vorgegebenen Zeitspanne erreicht, kann der HR-Chatbot dies mit dem Vorgesetzten bestätigen, eine Glückwunschnachricht an den Mitarbeitenden oder die Gruppe senden, den Mitarbeitenden für den Leistungsbonus vorsehen (markieren) und seine oder ihre Datei im Modul Managementsystem entsprechend aktualisieren.