KI-Prozessautomatisierung: ganze Abläufe automatisieren statt einzelne Aufgaben

Viele Unternehmen nutzen KI bereits für Texte, Zusammenfassungen oder Antworten. Der manuelle Aufwand bleibt jedoch bestehen, wenn Mitarbeitende Informationen suchen, Daten zwischen Systemen übertragen, Fälle weiterleiten und Folgeaufgaben auslösen müssen.

Mit aiaibot automatisieren Sie wiederkehrende Prozessschritte durchgängig: von der Anfrage über die Informationsbeschaffung bis zur Aktion in Ihren Systemen.

Wo Prozesse heute unnötig Zeit kosten

Wiederkehrende Abläufe entstehen überall: im Kundenservice, IT-Support, HR, Vertrieb oder in Fachabteilungen. Diese kosten Zeit, verzögern die Bearbeitung und erhöhen die Fehleranfälligkeit.

KI-gestützte Prozessautomatisierung verbindet diese Schritte zu einem klaren, kontrollierten Ablauf.

Typische wiederkehrende Beispiele:

Anfragen müssen gelesen, eingeordnet und priorisiert werden
Informationen liegen in mehreren Systemen oder Dokumenten
Daten werden manuell in CRM-, ERP- oder Ticketing-Systeme übertragen
Fälle werden an verschiedene Teams weitergeleitet
Standardantworten werden recherchiert, erstellt und geprüft
Folgeaufgaben, Freigaben oder Benachrichtigungen werden manuell ausgelöst

Ihre Vorteile bei der Prozessoptimierung mit aiaibot:

95 % der wiederkehrenden Anliegen automatisiert

Unternehmen, die mit aiaibot automatisieren, lösen 95 % ihrer wiederkehrenden Anliegen vollständig automatisiert. Ohne manuellen Eingriff.

Weniger manuelle Zwischenschritte

Dateneingabe, Weiterleitung und Statusabfragen entfallen für Ihr Team. Was bleibt, sind die Fälle, die eine fachliche Entscheidung brauchen.

Kürzere Durchlaufzeiten

Anfragen werden automatisch erkannt, eingeordnet und bearbeitet. In einem Projekt erledigte die Plattform eine Aufgabe, für die zwei Mitarbeitende bisher einen Tag pro Woche aufwendeten, in rund 20 Minuten.

Volle Kontrolle trotz Automatisierung

Klare Rollen- und Freigabeprozesse sorgen dafür, dass komplexe oder sensible Fälle automatisch an die richtige Person übergeben werden – nachvollziehbar und sicher in Ihre Systemlandschaft eingebettet.

und viele mehr!

Erfahren Sie in einem unverbindlichen Beratungsgespräch, welche Möglichkeiten es für Ihr Unternehmen gibt.

Beratung buchen

Von der Anfrage zur ausgeführten Aktion

aiaibot verbindet KI, Unternehmenswissen und bestehende Systeme. So kann ein Prozess beispielsweise wie folgt ablaufen:

Mit aiaibot behalten Sie die Kontrolle:

1. Anliegen verstehen

Die KI erkennt Thema, Kontext und Dringlichkeit einer Anfrage. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie über Chat, E-Mail, Formular oder einen internen Kanal eingeht.

2. Informationen abrufen

Relevantes Wissen wird aus freigegebenen Quellen, Dokumenten oder angebundenen Fachsystemen bereitgestellt.

3. Fall einordnen

Die Anfrage wird nach definierten Regeln klassifiziert, priorisiert und dem passenden Prozess zugeordnet.

4. Prozessschritte ausführen

aiaibot kann beispielsweise ein Ticket anlegen, Daten ergänzen, eine E-Mail versenden, eine Fachstelle informieren oder einen Folgeprozess starten.

5. Mitarbeitende gezielt einbinden

Komplexe, sensible oder freigabepflichtige Fälle werden mit allen relevanten Informationen an die zuständige Person übergeben.

So übernimmt KI wiederkehrende Arbeit. Mitarbeitende behalten die Kontrolle dort, wo Fachwissen, Verantwortung oder eine individuelle Entscheidung erforderlich sind.

Typische Einsatzmöglichkeiten

Die folgenden Beispiele zeigen, wo Prozessautomatisierung typischerweise ansetzt.

Kundenservice automatisieren

Interne Services und HR

IT-Service beschleunigen

Vertriebsanfragen qualifizieren

Dokumente und Auskünfte bereitstellen

Viele weitere

Anfragen verstehen, beantworten, abschliessen

Kundenanfragen werden verstanden, mit Ihrem Unternehmenswissen abgeglichen und direkt beantwortet oder an die richtige Fachstelle übergeben. Bei Bedarf ruft das System Informationen aus angebundenen Systemen ab oder löst Folgeprozesse aus. Typisch sind Statusanfragen, Schadenmeldungen, das Zustellen von Unterlagen und das Vorbereiten von Terminen oder Rückrufen.

Praxisbeispiele

Für uns liegt der Mehrwert des Agent Workspace darin, dass KI nicht bei der Informationssuche stehen bleibt, sondern konkrete Prozessschritte unterstützen kann. Dokumente und Informationen aus persönlichen Ablagen lassen sich gezielt einbeziehen, Kommunikationsverläufe bleiben nachvollziehbar und wiederkehrende Aufgaben wie das Vorbereiten oder Versenden von E-Mails können vereinfacht werden. So schaffen wir die Grundlage, Arbeitsprozesse schrittweise zu automatisieren und Mitarbeitende bei administrativen Aufgaben gezielt zu entlasten

Dr. Andreas Liedtke

Leiter Transformation, Digitalisierung und ICT bei Brändi

Durch die aiaibot-Plattform konnten wir in kürzester Zeit und mit grosser Flexibilität unseren bereits etablierten Chatbot auf die nächste Stufe heben. Mit den neuen GPT-Funktionalitäten bieten wir unseren Kundinnen und Kunden eine noch bessere und effizientere Customer Experience und können fundiertere Antworten über den Chatbot liefern.

Romano Figini

Projectlead Digital Business Transformation bei Europäische Reiseversicherung ERV

Ihre Systeme bleiben der zentrale Bestandteil

Prozessautomatisierung funktioniert nur dann zuverlässig, wenn sie mit den Systemen verbunden ist, in denen Ihr Unternehmen arbeitet.

aiaibot lässt sich je nach Anwendungsfall mit bestehenden Anwendungen und Datenquellen verbinden, beispielsweise mit:

CRM-Systemen
ERP- und Fachapplikationen
Ticketing- und Service-Management-Systemen
Wissensdatenbanken und Dokumentenablagen
E-Mail- und Kalenderlösungen
Formularen und digitalen Workflows

Damit müssen Informationen nicht mehr manuell zwischen einzelnen Anwendungen übertragen werden. Die KI erhält nur Zugriff auf die Daten und Aktionen, die für den jeweiligen Prozess erforderlich sind.

Automatisierung braucht klare Leitplanken

Das ermöglicht einen kontrollierten Einsatz:

Freigegebene Wissensquellen und Datenzugriffe

Rollen- und Rechtekonzepte

Klare Prozessregeln und Übergaben

Menschliche Freigaben bei sensiblen Fällen

Nachvollziehbare Abläufe

Sichere Integration in Ihre Systemlandschaft

Starten Sie mit einem Prozess, der spürbar entlastet

Nicht jeder Prozess muss sofort vollständig automatisiert werden. Der beste Einstieg sind wiederkehrende Abläufe mit hohem Volumen, klaren Regeln und messbarem manuellem Aufwand.

Geeignete erste Anwendungsfälle sind beispielsweise:

Triage und Bearbeitung wiederkehrender Kundenanfragen

IT-Support und Ticketing

interne HR- oder Administrationsanfragen

Qualifizierung und Weiterleitung von Vertriebsanfragen

Bereitstellung von Dokumenten und Prozessinformationen

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Welche Prozesse lassen sich mit KI automatisieren?

Mit KI lassen sich vor allem wiederkehrende, regelbasierte Prozesse mit hohem Volumen automatisieren: die Triage und Bearbeitung von Kundenanfragen, IT-Support-Tickets, interne HR- und Administrationsanfragen, die Qualifizierung von Vertriebsanfragen sowie die Bereitstellung von Dokumenten und Prozessinformationen. Entscheidend ist, dass der Prozess klare Regeln, wiederkehrende Schritte und einen messbaren manuellen Aufwand hat. Dann kann aiaibot ihn durchgängig von der Anfrage bis zur Aktion im System automatisieren.

Was unterscheidet Prozessautomatisierung von einem einfachen Chatbot?

Ein einfacher Chatbot beantwortet Fragen oder liefert Informationen. Der eigentliche Prozess bleibt danach oft manuelle Arbeit. KI-Prozessautomatisierung verbindet das Verstehen einer Anfrage mit der Ausführung konkreter Prozessschritte: ein Ticket anlegen, Daten im CRM oder ERP aktualisieren, eine E-Mail versenden. Bis zur ausgeführten Aktion im System.

Wie sicher ist die Anbindung an CRM- oder ERP-Systeme?

aiaibot erhält ausschliesslich Zugriff auf die Daten und Aktionen, die für den jeweiligen Prozess erforderlich sind, auf Basis eines klaren Rollen- und Rechtekonzepts. Die Anbindung erfolgt über definierte Schnittstellen zu Ihrem CRM-, ERP- oder Ticketing-System, sodass keine Informationen unkontrolliert zwischen Systemen fliessen. Sensible oder freigabepflichtige Fälle werden zusätzlich an die zuständige Person übergeben, bevor eine Aktion ausgeführt wird.

Wie lange dauert die Einführung eines automatisierten Prozesses?

Die Dauer hängt vom gewählten Prozess ab. Empfehlenswert ist der Einstieg mit einem einzelnen, klar abgegrenzten Prozess mit hohem Volumen und definierten Regeln. Ein solcher Anwendungsfall lässt sich in der Regel innerhalb von 4-6 Wochen produktiv einführen. Komplexere Prozesse mit mehreren Systemanbindungen oder differenzierten Freigabewegen benötigen entsprechend mehr Vorbereitung.