KI-Prozessautomatisierung: Prozesse automatisieren – nicht nur einzelne Aufgaben.
Viele Unternehmen nutzen KI bereits für Texte, Zusammenfassungen oder Antworten. Der manuelle Aufwand bleibt jedoch bestehen, wenn Mitarbeitende Informationen suchen, Daten zwischen Systemen übertragen, Fälle weiterleiten und Folgeaufgaben auslösen müssen.
Mit aiaibot automatisieren Sie wiederkehrende Prozessschritte durchgängig: von der Anfrage über die Informationsbeschaffung bis zur Aktion in Ihren Systemen.
Was ist KI-Prozessautomatisierung?
KI-Prozessautomatisierung bedeutet, dass künstliche Intelligenz nicht nur einzelne Aufgaben wie Texten oder Zusammenfassen übernimmt, sondern ganze Prozessketten – von der Anfrage über die Informationsbeschaffung bis zur Aktion im System – eigenständig ausführt.
Wiederkehrende Abläufe entstehen überall: im Kundenservice, IT-Support, HR, Vertrieb oder in Fachabteilungen. Diese kosten Zeit, verzögern die Bearbeitung und erhöhen die Fehleranfälligkeit.
KI-gestützte Prozessautomatisierung verbindet diese Schritte zu einem klaren, kontrollierten Ablauf.
Typische wiederkehrende Beispiele:
Anfragen müssen gelesen, eingeordnet und priorisiert werden
Informationen liegen in mehreren Systemen oder Dokumenten
Daten werden manuell in CRM-, ERP- oder Ticketing-Systeme übertragen
Fälle werden an verschiedene Teams weitergeleitet
Standardantworten werden recherchiert, erstellt und geprüft
Folgeaufgaben, Freigaben oder Benachrichtigungen werden manuell ausgelöst
Ihre Vorteile bei der Prozessoptimierung mit aiaibot:
Bis zu 95 % Automatisierung bei Standardanliegen
Unternehmen, die mit aiaibot automatisieren, lösen bis zu 95 % ihrer Standardanliegen vollständig automatisiert – ohne manuellen Eingriff.
Über 60 % weniger manueller Aufwand
Wiederkehrende Schritte wie Dateneingabe, Weiterleitung und Statusabfragen entfallen für Ihr Team – der manuelle Aufwand sinkt um über 60 %.
Bearbeitungszeit sinkt um über 50 %
Anfragen werden automatisch erkannt, eingeordnet und bearbeitet. Das verkürzt die durchschnittliche Bearbeitungszeit um mehr als 50 %.
Volle Kontrolle trotz Automatisierung
Klare Rollen- und Freigabeprozesse sorgen dafür, dass komplexe oder sensible Fälle automatisch an die richtige Person übergeben werden – nachvollziehbar und sicher in Ihre Systemlandschaft eingebettet.
und viele mehr!
Erfahren Sie in einem unverbindlichen Beratungsgespräch, welche Möglichkeiten es für Ihr Unternehmen gibt.
aiaibot verbindet KI, Unternehmenswissen und bestehende Systeme. So kann ein Prozess beispielsweise wie folgt ablaufen:
Mit aiaibot behalten Sie die Kontrolle:
1. Anliegen verstehen
Die KI erkennt Thema, Kontext und Dringlichkeit einer Anfrage – unabhängig davon, ob sie über Chat, E-Mail, Formular oder einen internen Kanal eingeht.
2. Informationen abrufen
Relevantes Wissen wird aus freigegebenen Quellen, Dokumenten oder angebundenen Fachsystemen bereitgestellt.
3. Fall einordnen
Die Anfrage wird nach definierten Regeln klassifiziert, priorisiert und dem passenden Prozess zugeordnet.
4. Prozessschritte ausführen
aiaibot kann beispielsweise ein Ticket anlegen, Daten ergänzen, eine E-Mail versenden, eine Fachstelle informieren oder einen Folgeprozess starten.
5. Mitarbeitende gezielt einbinden
Komplexe, sensible oder freigabepflichtige Fälle werden mit allen relevanten Informationen an die zuständige Person übergeben.
So übernimmt KI wiederkehrende Arbeit. Mitarbeitende behalten die Kontrolle dort, wo Fachwissen, Verantwortung oder eine individuelle Entscheidung erforderlich sind.
Typische Einsatzmöglichkeiten
Kundenservice automatisieren
Kundenanfragen werden verstanden, mit Unternehmenswissen abgeglichen und direkt beantwortet oder an die richtige Fachstelle übergeben. Bei Bedarf werden Informationen aus angebundenen Systemen abgerufen oder Folgeprozesse ausgelöst.
Beispiele:
Schadenmeldungen strukturiert aufnehmen
Statusanfragen bearbeiten
Unterlagen zustellen
Beratungsanfragen vorqualifizieren
Termine oder Rückrufe vorbereiten
Interne Services vereinfachen
Auch in HR, Administration und Fachbereichen lassen sich wiederkehrende Informations- und Prozessschritte automatisieren.
Beispiele:
Fragen zu Richtlinien und Prozessen beantworten
Onboarding-Informationen bereitstellen
Formulare und Dokumente zustellen
Anfragen an zuständige Stellen weiterleiten
Aufgaben und Freigaben vorbereiten
IT-Service beschleunigen
IT-Anliegen lassen sich automatisch kategorisieren, mit bekanntem Lösungswissen abgleichen und als Ticket erfassen. Mitarbeitende erhalten dadurch schneller Unterstützung, während IT-Teams von wiederkehrenden Standardfällen entlastet werden.
Beispiele:
Passwort- und Zugriffsanfragen
Störungsmeldungen
Ticket-Erstellung und -Weiterleitung
Bereitstellung von IT-Anleitungen
Eskalation kritischer Fälle
Praxisbeispiele
Für uns liegt der Mehrwert des Agent Workspace darin, dass KI nicht bei der Informationssuche stehen bleibt, sondern konkrete Prozessschritte unterstützen kann. Dokumente und Informationen aus persönlichen Ablagen lassen sich gezielt einbeziehen, Kommunikationsverläufe bleiben nachvollziehbar und wiederkehrende Aufgaben wie das Vorbereiten oder Versenden von E-Mails können vereinfacht werden. So schaffen wir die Grundlage, Arbeitsprozesse schrittweise zu automatisieren und Mitarbeitende bei administrativen Aufgaben gezielt zu entlasten
Dr. Andreas Liedtke
Leiter Transformation, Digitalisierung und ICT bei Brändi
Durch die aiaibot-Plattform konnten wir in kürzester Zeit und mit grosser Flexibilität unseren bereits etablierten Chatbot auf die nächste Stufe heben. Mit den neuen GPT-Funktionalitäten bieten wir unseren Kundinnen und Kunden eine noch bessere und effizientere Customer Experience und können fundiertere Antworten über den Chatbot liefern.
Romano Figini
Projectlead Digital Business Transformation bei Europäische Reiseversicherung ERV
Ihre Systeme bleiben der zentrale Bestandteil
Prozessautomatisierung funktioniert nur dann zuverlässig, wenn sie mit den Systemen verbunden ist, in denen Ihr Unternehmen arbeitet.
aiaibot lässt sich je nach Anwendungsfall mit bestehenden Anwendungen und Datenquellen verbinden, beispielsweise mit:
CRM-Systemen
ERP- und Fachapplikationen
Ticketing- und Service-Management-Systemen
Wissendatenbanken und Dokumentenablagen
E-Mail- und Kalenderlösungen
Formularen und digitalen Workflows
Damit müssen Informationen nicht mehr manuell zwischen einzelnen Anwendungen übertragen werden. Die KI erhält nur Zugriff auf die Daten und Aktionen, die für den jeweiligen Prozess erforderlich sind.
Automatisierung braucht klare Leitplanken
Das ermöglicht einen kontrollierten Einsatz:
Freigegebene Wissensquellen und Datenzugriffe
Rollen- und Rechtekonzepte
Klare Prozessregeln und Übergaben
Menschliche Freigaben bei sensiblen Fällen
Nachvollziehbare Abläufe
Sichere Integration in Ihre Systemlandschaft
Starten Sie mit einem Prozess, der spürbar entlastet
Nicht jeder Prozess muss sofort vollständig automatisiert werden. Der beste Einstieg sind wiederkehrende Abläufe mit hohem Volumen, klaren Regeln und messbarem manuellem Aufwand.
Geeignete erste Anwendungsfälle sind beispielsweise:
Triage und Bearbeitung wiederkehrender Kundenanfragen
IT-Support und Ticketing
interne HR- oder Administrationsanfragen
Qualifizierung und Weiterleitung von Vertriebsanfragen
Bereitstellung von Dokumenten und Prozessinformationen
FAQs
Häufig gestellte Fragen
Welche Prozesse lassen sich mit KI automatisieren?
Mit KI lassen sich vor allem wiederkehrende, regelbasierte Prozesse mit hohem Volumen automatisieren – zum Beispiel die Triage und Bearbeitung von Kundenanfragen, IT-Support-Tickets, interne HR- und Administrationsanfragen, die Qualifizierung von Vertriebsanfragen sowie die Bereitstellung von Dokumenten und Prozessinformationen. Entscheidend ist, dass der Prozess klare Regeln, wiederkehrende Schritte und einen messbaren manuellen Aufwand hat – dann kann aiaibot ihn durchgängig von der Anfrage bis zur Aktion im System automatisieren.
Was unterscheidet Prozessautomatisierung von einem einfachen Chatbot?
Ein einfacher Chatbot beantwortet Fragen oder liefert Informationen – der eigentliche Prozess bleibt danach oft manuelle Arbeit. KI-Prozessautomatisierung geht einen Schritt weiter: Sie verbindet das Verstehen einer Anfrage mit der Ausführung konkreter Prozessschritte, etwa dem Anlegen eines Tickets, der Aktualisierung von Daten im CRM oder ERP, dem Versenden einer E-Mail oder der Weiterleitung an die zuständige Person. Statt nur zu antworten, löst aiaibot den gesamten Vorgang aus – bis zur ausgeführten Aktion in Ihren Systemen.
Wie sicher ist die Anbindung an CRM- oder ERP-Systeme?
aiaibot erhält ausschliesslich Zugriff auf die Daten und Aktionen, die für den jeweiligen Prozess erforderlich sind – auf Basis eines klaren Rollen- und Rechtekonzepts. Die Anbindung erfolgt über definierte Schnittstellen zu Ihrem CRM-, ERP- oder Ticketing-System, sodass keine Informationen unkontrolliert zwischen Systemen fliessen. Sensible oder freigabepflichtige Fälle werden zusätzlich an die zuständige Person übergeben, bevor eine Aktion ausgeführt wird.
Wie lange dauert die Einführung eines automatisierten Prozesses?
Die Dauer hängt vom gewählten Prozess ab. Empfehlenswert ist der Einstieg mit einem einzelnen, klar abgegrenzten Prozess mit hohem Volumen und definierten Regeln – ein solcher Anwendungsfall lässt sich in der Regel innerhalb 4-6 Wochen produktiv einführen. Komplexere Prozesse mit mehreren Systemanbindungen oder differenzierten Freigabewegen benötigen entsprechend mehr Vorbereitung.
Welcher Prozess bindet Ihr Team heute unnötig?
Finden Sie heraus, welche wiederkehrenden Aufgaben sich mit KI sicher, integriert und kontrollierbar automatisieren lassen.
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